Automação de processos: saiba como e quais processos podem ser otimizados na sua empresa

Entenda como a automação de processos é capaz de tornar atividades mais eficientes e gerar grande economia para as empresas e melhoria na qualidade de vida dos colaboradores.

Automatizar processos deixou de ser um diferencial e uma tendência no mercado para se tornar uma demanda básica de gestão. Nesse cenário os especialistas em automação se tornaram cada vez mais requisitados por equipes dos mais diversos setores.

Afinal, embora a automação tenha se tornado uma necessidade, sistematizar esses processos não é uma tarefa fácil para leigos ou mesmo pessoas que possuam apenas conhecimentos básicos de programação.

Isso porque, cada empresa ou equipe tem funções muito próprias e individuais que podem variar de uma para a outra.

Nesse cenário, ao optar pela automação de processos, os desenvolvedores de software responsáveis por arquitetar o sistema avaliarão as reais necessidades de cada empresa. E assim, determinarão a solução mais eficiente e econômica para as suas necessidades.

Quais atividades podem ser automatizadas?

Para começar a procurar ou desenvolver um sistema de automação de processos, reúna a equipe e principalmente as lideranças para determinar quais demandas podem ganhar otimização. De forma geral, as atividades aptas para a automação são:

· Trabalhos operacionais;

· Áreas logísticas;

· Análises de grande volume de dados;

· Pagamentos;

· Emissões de notas ou documentos;

· Atividades que têm protocolos bem definidos;

· Processos de onboarding e desligamento;

· Gestão de informações.

Além disso, uma das grandes vantagens da automação de processos de atividades como essas é a possibilidade de automatizar as operações em cascata.

Ou seja, quando o sistema conclui uma tarefa, automaticamente inicia outra demanda que depende da anterior. Tudo isso, sem a necessidade de intervenção humana para acionar a realização de tarefas operacionais.

O que não exclui, é claro, a possibilidade de ativar e desativar esse efeito cascata das atividades.

Vantagens de uma automação de processos eficiente

Ainda que fazer automação de processos requeira um investimento inicial, lembre-se de que automatizar tarefas gera economias relevantes, seja de tempo, dinheiro, eficiência laboral, qualidade nas entregas etc.

Entre as principais vantagens que podemos destacar na automação de processos estão:

Mais produtividade

À medida em que os colaboradores passam a gastar menos tempo realizando tarefas operacionais, mais terão suas agendas livres para realizar outras demandas e se dedicar a trabalhos mais estratégicos.

Assim, cada um gastará menos tempo fazendo mais atividades. Além disso, a equipe de forma geral, ganha com mais liberdade e tempo para dar asas à criatividade.

Redução de erros

Atividades realizadas pelas mãos humanas ficam mais sujeitas a erros, desatenções e outros deslizes.

Por isso, automatizar tarefas, principalmente quando se tratam de emissão de documentos ou tratamento de dados, significa diminuir drasticamente a chance de algo sair errado.

Afinal, sabemos que uma vírgula ou um zero podem representar diferenças exorbitantes no resultado final de uma operação.

Diminuição de custos

Muitas empresas decidem buscar automação quando estão em processo de expansão ou sistematização dos seus serviços. Esses momentos costumam ser característicos por agregar mais colaboradores para desempenhar novas funções ou melhorar processos.

Mas a verdade é que, muitas vezes a automação dá conta de realizar processos operacionais de um novo colaborador. Nesse sentido, é possível optar por alocar um talento em um cargo mais estratégico que retornará em mais vantagens para a empresa em vez de empregar um cargo operacional.

Além disso, com um sistema apropriado, sua empresa também pode dispensar a terceirização de certos serviços, como contratos contábeis que podem ser substituídos pela emissão automática de documentos e pagamentos.

Desenvolva um sistema de automação de processos

Agora que você já sabe as vantagens de automatizar processos da sua equipe, é hora de começar a colocar a mão na massa.

Para isso, reúna as gestões e determine o escopo de atividades que podem ser automatizadas em cada equipe.

Assim, ao cotar uma empresa de desenvolvimento de software, ela será capaz de entender com mais precisão como solucionar as necessidades do seu time.

Isto é, provavelmente ainda será necessário realizar reuniões e estudos para entender exatamente quais as demandas da sua empresa e como desenvolver um ou mais softwares para automatizá-las.

Escolher um software pronto ou personalizado para automação de processos?

Mas o fato é que: com uma empresa especializada em automação de processos como a ART IT, sua empresa estará bem amparada na hora de identificar as possibilidades de automatização e as melhores formas para tal.

Aliás, um dos pilares da ART IT é a transparência com o cliente, afinal, temos em mente que a companhia que busca nosso serviço está atrás de otimização e economia de tempo e dinheiro.

Por isso, durante o estudo do seu caso, nossos profissionais determinarão se sua equipe precisa de alguma solução já existente no mercado ou se será necessário criar um novo sistema. Assim, sua empresa pode economizar muito em tempo e dinheiro no desenvolvimento.

Acompanhe a ART IT!

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