Saiba como a ART IT usou Design Thinking para Desenhar um Sistema sob Medida Focado em Alunos e Professores, Reduzindo Custos pela Metade
No competitivo setor educacional contemporâneo, a tecnologia desempenha um papel central na retenção, engajamento e satisfação da comunidade acadêmica. O ambiente virtual de aprendizagem e os sistemas de secretaria são os principais pontos de contato entre a instituição e seus usuários. No entanto, muitas organizações ficam presas a softwares de prateleira engessados, que cobram licenças corporativas astronômicas e não oferecem flexibilidade para se adaptar às regras específicas da instituição.
Quando a plataforma falha em atender as necessidades diárias de professores e alunos, a insatisfação gera evasão escolar e ineficiência administrativa. Romper com esse ciclo exige uma abordagem consultiva focada em design de experiência (UX) e engenharia de software inteligente. Foi exatamente esse desafio que a ART IT solucionou ao liderar a transformação digital de uma grande instituição de educação.
Neste case, compartilhamos como utilizamos metodologias ágeis de cocriação para projetar um ecossistema sob medida, focado nas pessoas e com alto retorno financeiro.
O desafio: Sistemas engessados, falta de personalização e custos elevados
Uma tradicional instituição de ensino superior enfrentava um gargalo crítico em sua infraestrutura tecnológica. A organização dependia de softwares de prateleira genéricos que impunham severas limitações operacionais à rotina de seus diversos públicos. O sistema antigo não permitia customizações para o modelo de negócio da instituição, além de exigir um custo de manutenção mensal extremamente elevado.
O principal objetivo estratégico era construir uma plataforma fluida e unificada, capaz de centralizar as demandas acadêmicas e operacionais de forma simples. A grande barreira técnica consistia em alinhar as expectativas e fluxos de trabalho de públicos completamente distintos. O novo software precisava ser atraente e intuitivo para os alunos, funcional para os professores, ágil para a secretaria, analítico para a coordenação e fácil de sustentar por parte do time de TI.
Tentar desenvolver uma solução técnica sem antes escutar essas frentes resultaria em um sistema sem engajamento. A instituição precisava de uma consultoria em tecnologia especialista na resolução de problemas complexos e em design de serviços para mediar essa transição.
A solução: Design Thinking e cocriação focada na jornada do usuário
Para desenhar uma arquitetura sistêmica assertiva, a equipe da ART IT implementou uma abordagem consultiva baseada em Design Thinking e inovação aberta. O foco principal não foi codificar linhas de código de imediato, mas entender profundamente a jornada humana por trás das telas.
Conduzimos um mapeamento detalhado de todos os atores que utilizavam ativamente a plataforma antiga. Nossa equipe realizou sessões imersivas de empatia para diagnosticar as dores e desejos reais de coordenadores, secretários, docentes e alunos. Toda a estratégia de facilitação visual e estruturação de ideias foi operacionalizada por meio da plataforma Miro, onde desenvolvemos:
- Sessões de Brainstorming: Workshops colaborativos para ideação de soluções rápidas e eficientes para os gargalos acadêmicos.
- Criação de Wireframes: Desenho de protótipos de baixa e média fidelidade das telas para validar a usabilidade dos alunos antes do desenvolvimento.
- Mapeamento de Soluções: Pesquisa e curadoria de tecnologias de código aberto (open source) ultracustomizáveis e de menor custo disponíveis no mercado global.
Após a prototipagem, testamos e validamos exaustivamente as opções de caminhos e layouts diretamente com os usuários finais, garantindo que o software nascesse aprovado por quem mais importa.
O resultado: Sistema customizado e redução de gastos pela metade
O processo de imersão liderado pela ART IT permitiu que a instituição de educação rompesse as correntes dos fornecedores tradicionais de software. A organização estabeleceu padrões e processos totalmente novos, pavimentando o caminho para a construção de um sistema modular e ultracustomizado, aderente às necessidades reais de professores e alunos.
O impacto financeiro do projeto superou as projeções mais otimistas da diretoria. Ao migrar a inteligência de negócios para uma arquitetura baseada em tecnologias open source desenhadas pela ART IT, a empresa reduziu o seu custo operacional de R$ 45 mil mensais exatamente pela metade. Atualmente, a instituição conta com um software robusto, sem taxas de licenciamento abusivas e com total autonomia para evoluir suas funcionalidades.
O Diretor de TI da instituição de educação destacou o profissionalismo e a eficácia das dinâmicas aplicadas:
“As sessões de design conduzidas pela equipe da ART IT são sempre bem estruturadas, gerando insights valiosos que transformaram a experiência de navegação dos nossos alunos e otimizaram nossa infraestrutura.” — Jonas, Diretor de TI da Instituição de Ensino.
O sucesso deste projeto no setor de educação consolida a proposta de valor da ART IT: nós aliamos sensibilidade humana à excelência técnica de software. Desenhar plataformas focadas na rotina de alunos e docentes por meio de metodologias de Design Thinking é a melhor estratégia para empresas que buscam alta eficiência operacional e redução real de custos fixos.
Se a sua empresa sofre com sistemas engessados, altos custos de licenciamento ou baixas taxas de adoção de softwares por parte dos usuários, nós temos a metodologia certa para transformar seu cenário. Entre em contato com os especialistas da ART IT e descubra como transformamos tecnologia em simplicidade e economia.